Geplaatst op
Eerder behandelden we de cruciale koppeling tussen uw ERP- en CRM-software. In dit artikel voorzien wij u van een aantal tips waarop u uw CRM-systeem vanaf dag één optimaal weet te benutten. Echter, er kan ook gesteld worden dat deze tips voor de implementatie van ieder softwaresysteem (zoals het ERP) opgaan. Laten we kijken naar vijf bouwstenen, waarmee de CRM-implementatie zo soepel mogelijk zal verlopen, en u meteen waar voor uw geld krijgt.
1. CRM-software moet als investering gezien worden
Het is de bedoeling dat uw nieuwe CRM-systeem jarenlang gebruikt zal worden. Het is daarom belangrijk om het ook echt te zien als een investering. Van tevoren moet er dus goed worden nagedacht over de ‘waaromvraag’: waarom hebben we dit systeem nodig en hoe gaat het ons helpen bij het optimaliseren van onze klantrelatieprocessen?
Lees ook: “CRM-software voor de horeca”
2. Bereid u voor op de Go-live
Als u eenmaal de keuze voor het juiste systeem heeft kunnen maken, is het tijd om na te denken over de daadwerkelijke implementatie. Dit wordt ook wel een ‘Go-live’ genoemd. Er zijn doorgaans twee manieren waarop deze plaatsvindt:
- Via de zogeheten ‘Big Bang’, waarin het oude systeem bijvoorbeeld ’s nachts wordt vervangen door de nieuwe. Deze methode is populair onder kleinere organisaties, omdat het hier simpelweg beter te doen is in één nacht.
- Andere bedrijven kiezen voor een stapsgewijze implementatie. Hierin wordt het nieuwe systeem bijvoorbeeld geïmplementeerd per afdeling. Eventuele vragen of problemen waar zij tegenaan lopen kunnen vervolgens verholpen worden, voordat een nieuwe afdeling ermee aan de slag gaat.
3. Ondersteuning in de beginfase
Het is van levensbelang om de eindgebruikers, uw personeel, in een vroeg stadium te betrekken bij de komst van het nieuwe systeem. Sommige mensen vinden het moeilijk om nieuwe dingen te accepteren, dus des te beter voorbereid, des te groter de kans is dat ze er toch met een positieve mindset mee aan de slag gaan.
Daarnaast is support in de beginfase ook erg belangrijk. Zorg ervoor dat er iemand bereikbaar is voor het beantwoorden van vragen van eindgebruikers. Die zullen zij in het begin namelijk ongetwijfeld gaan hebben.
4. Nog geen tijd om afscheid te nemen
Soms is het wijselijk om het oude systeem nog voor bepaalde tijd actief te houden. Hoewel dit iets meer werk oplevert, kan dit wel belangrijk zijn als er iets mankeert aan het nieuwe systeem.
5. Een partner die met u meedenkt
Bij deze stap heeft u eigenlijk alles gedaan om de implementatie van het nieuwe CRM-systeem zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het softwarepakket is zorgvuldig en weldoordacht uitgekozen, het personeel is goed voorbereid en er is iemand beschikbaar voor ondersteuning.
Maar er kan altijd iets mis gaan. Bepaalde functies kunnen niet helemaal naar behoren werken, of bepaalde onderdelen ontbreken. In dat geval is het van cruciaal belang dat u in zee bent gegaan met een flexibele, ervaren softwareleverancier. Zij zijn hier namelijk op voorbereid en weten als geen ander hoe ze u hier doorheen kunnen slepen. Ga daarom ook uitsluitend in zee met een leverancier die waarde hecht aan uw behoeften en altijd bereid is om uw vragen te beantwoorden. Zij zullen voor u klaar staan, wat er ook gebeurt.